Luke Judge

Esta nota viene a colación de la consulta de un lector que tiene una tabla que totaliza los resultados de una encuesta y quiere convertirla en una tabla plana (lista) que le permita usarla como base de datos para analizarlos con una tabla dinámica.

Es decir, por lo general partimos de una tabla (o lista) de datos y los analizamos con una tabla dinámica. Supongamos ahora que queremos hacer exactamente el proceso inverso, partir de la tabla totalizada (no dinámica, estática) y convertirla en la base de datos de origen.

Por ejemplo, supongamos esta tabla que totaliza los resultados de una encuesta

En Excel Clásico (97-2003) hacemos los siguientes pasos:

1 – accionamos el menú Datos-Tablas Dinámicas-Rangos de consolidación múltiples

2 – en el siguiente paso del asistente de tablas dinámicas señalamos “campos de página personalizados”

3 – en el próximo paso señalamos el rango de la tabla totalizada en “rango” del asistente

4 – en el último paso de asistente elegimos la ubicación de la nueva tabla dinámica y apretamos Finalizar

Excel crea una tabla dinámica idéntica al origen a la que agrega los totales por columna y fila

EL truco ahora consiste en arrastrar los campos “Fila” y “Columna” fuera de la tabla dinámica. Ésta queda reducida a una sola celda con el gran total

El último paso consiste en hacer un doble clic sobre el total (53 en nuestro ejemplo).Esto hace que Excel cree una hoja con el detalle de todos los datos

A partir de esta tabla (o lista) podemos crear tablas dinámicas para analizar los datos que previamente recibimos totalizados.

Este video muestra todo el proceso.

En Excel 2007 tenemos que hacer una pequeña manipulación antes de comenzar con el proceso. El asistente de Tablas Dinámicas no está presente en la cinta de comandos. Pero podemos agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido. Abrimos las opciones de Excel en el botón de Office y en Personalizar elegimos la opción “Comandos que no están en la cinta”

Esto nos permite acceder al asistente, tal como en Excel Clásico.

Esta técnica aparece en el libro de John Walkenbach “Favorite Excel 2007 Tips and Tricks”

excel celda, rangos, tablas

The term highlight gets used a lot for different things. In this case, I’m referring to the colored highlight applied to text by clicking the Highlight tool on Word’s Formatting toolbar. The result is similar to using a highlighting pen on a printed page. Now, assume you have highlighted text throughout the document. You might have used the same or different colors; it makes no difference in this challenge. If you wanted to change the color of all those highlights, you could select each occurrence and change the color, but doing so would be tedious, and fortunately, it’s unnecessary. How would you change the color of all the existing highlights to another color at the same time?

Last week we asked…

How can you apply formatting to an entire row, based on the contents of a single cell? Fledis was the first to come up with the right response — well…  the response I had in mind! The trick to formatting the entire row instead of a single cell is to select the whole sheet before applying the conditional format. Avamreddy and Amasa also suggested expanding the range.

Let’s revisit the original problem that prompted the challenge. A client was able to get conditional formatting to highlight overdue projects by the due date, but she was unable to shade the entire row (the entire project). In this case, Fledis’ response does the trick. If the condition correctly identifies the right data, simply expand the range to include the entire sheet. Or more specifically, the range should include all the columns you want formatted.

This case was, in reality, a bit more complex, as the client was dealing with two conditions, not just the due date condition. As you can see, the sheet below is a simple project-tracking worksheet. The current date is April 13, 2010, and one project is overdue: AT6-02 (row 4). Let’s see what happens when we attempt to highlight overdue projects using a simple conditional format based on the Due column, as my client tried.

1. Select C3:C8.
2. Choose Conditional Formatting from the Format menu. In Excel 2007, click the Home tab and choose Conditional Formatting in the Styles group.
3. Choose Formula Is from the Condition 1 drop-down list. In Excel 2007, click New Rule and select Use A Formula To Determine Which Cells To Format.
4. Enter the following formula: =$C3<Today().
5. Click the Format button and then click the Patterns tab and select a color — say, red.
6. Click OK.

Excel applies the appropriate format, but it isn’t right.

There’s nothing wrong with the conditional formatting — it’s performing exactly as as it should. It’s true that all three highlighted projects have due dates that occur before the current date. However, HR6-12 (row 3) and PR3-02 (row were submitted on time. As is, this conditional format is downright deceptive!

This sheet needs a formula that also considers the Submitted value. If the current date is greater than the Due date and